Beamers bieden veel mogelijkheden voor een kerkdienst. Alle liederen kunnen gezongen worden zonder dat de gemeente eerst weer een nieuwe bundel hoeft aan te schaffen. Daarnaast leven we in een visuele wereld en maakt het gebruik van afbeeldingen de preek toegankelijker en het verhaal makkelijker te volgen. De keerzijde is dat de kerkdienst erg afhankelijk wordt van de techniek. Wanneer er iets fout gaat, kan dit grote gevolgen hebben voor de dienst. Niemand die nog met de muziek meezingt en een preek die zonder afbeeldingen volledig de mist ingaat. Een computercrash of een kapotte beamerlamp tijdens de dienst wil je daarom absoluut vermijden.
Toch zijn menselijke fouten en technisch falen nooit helemaal uit te sluiten. Maar door de risico’s in beeld te hebben kun je ze wel minimaliseren tot een aanvaardbaar niveau. De vraag daarbij is hoe hoog de kosten van de voorzorgsmaatregelen mogen zijn ten opzicht van het risico.
Beperk de risico’s van uitval door het nemen van de volgende maatregelen:
- Duidelijke taakverdeling. Iedereen moet weten wat hij/zij moet doen, ook wanneer er een storing optreed. Zorg hierbij dat de taken door meerdere commissieleden uitgevoerd kunnen worden in geval van ziekte of afwezigheid.
- Zorg dat alles een vaste plek heeft, zodat niet alles voor de dienst opgebouwd en na de dienst weer afgebouwd moet worden.
- Maak duidelijk waar de hard- en software voor gebruikt mag worden (geen privé gebruik).
- Zorg voor kwalitatief goed materiaal.
- De personen die verantwoordelijk zijn voor opbouw, afbouw en onderhoud moeten hiervoor de juiste kennis in huis hebben. Maak aan de andere kant het systeem ook bruikbaar voor een gemiddelde computergebruiker.
- Wijs een eindverantwoordelijke aan voor de hardware en een eindverantwoordelijke voor de software.
- Regelmatig evalueren en afspraken actueel houden.
- Preventief onderhoud van de hard- en software. Zorg daarbij dat tijdens de kerkdienst geen updates uitgevoerd worden.
- Een centraal e-mailadres waarop de liturgie en presentaties aangeleverd worden.
- Een centrale opslag van de presentaties, bijv. een Clouddienst.
- Zorg voor een back-up (bijv. USB-stick) van de presentatie in geval het internet uitvalt.
Als verantwoordelijke wil je natuurlijk dat een dienst zo mogelijk vlekkeloos verloopt. Mocht er wel iets misgaan, bedenk dan dat een dienst niet bij voorbaat mislukt is omdat de techniek ons in de steek laat. Een keer flink moeten improviseren tijdens een dienst heeft ook zijn charme. Met een samenvatting van de preek en het zingen van liederen die veel gemeenteleden toch wel mee kunnen zingen kom je ook een heel eind.